Modelo de Matriz de Impacto e Esforço
A Matriz de Impacto e Esforço é uma ferramenta visual utilizada por equipes para alinhar prioridades e gerenciar projetos de forma eficaz, ao mesmo tempo em que minimiza perdas de tempo e energia. Essa matriz ajuda a classificar tarefas com base em dois eixos: o impacto que cada tarefa pode ter em relação aos objetivos do time e o esforço necessário para sua execução. É uma abordagem prática para tomar decisões que otimizam o uso de recursos limitados.
Quando usá-la?
A matriz de impacto e esforço é mais eficaz em situações em que as equipes têm várias opções de ação ou tarefas a serem concluídas e precisam decidir como alocar seu tempo e recursos. Ela é especialmente útil em cenários com prazos apertados e recursos limitados, permitindo que os times priorizem tarefas e encontrem o caminho mais eficiente para alcançar suas metas.
A técnica na prática
A criação de uma matriz de impacto e esforço é um processo simples e prático. Abaixo, estão as etapas necessárias para implementá-la:
| Etapa | Descrição |
|---|---|
| Passo 1: Reúna todo o time | Certifique-se de que todos os stakeholders relevantes estejam presentes para garantir uma visão abrangente sobre as tarefas. |
| Passo 2: Identifique os objetivos | Realize um brainstorming para alinhar os principais objetivos da equipe, garantindo que todos estejam cientes da missão geral. |
| Passo 3: Crie um gráfico de quatro quadrantes | Desenhe uma matriz com dois eixos: nível de esforço e nível de impacto. Os quatro quadrantes são:
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| Passo 4: Insira as tarefas | Coloque as tarefas planejadas na matriz, revisando-as com o time para garantir que todos concordem com as classificações. |
| Passo 5: Crie um plano de ação | Após entender o impacto e o esforço de cada tarefa, priorize-as e determine quais merecem mais atenção e recursos. |
Imagem 1 - Estrutura de uma matriz esforço x impacto.
Fonte: Miro. 2024.
O que a técnica agrega na oficina
A utilização do modelo de matriz de impacto e esforço em oficinas agrega um valor significativo ao processo de tomada de decisão das equipes. Um dos principais benefícios é a priorização de tarefas, que força os participantes a considerar o impacto de cada atividade em relação aos objetivos gerais do time. Essa prática ajuda a identificar quais tarefas oferecem o maior retorno sobre o investimento de tempo e recursos.
Além disso, a matriz também maximiza a eficiência. Ao avaliar o esforço necessário para realizar cada tarefa, as equipes podem detectar atividades que consomem muitos recursos, mas geram pouco impacto. Isso permite uma gestão mais consciente do tempo e uma alocação mais estratégica de esforços, minimizando o desperdício.
Outro aspecto importante é a capacidade de alinhar metas. A matriz fornece um espaço visual que facilita a discussão entre os membros da equipe e outras partes interessadas, assegurando que todos estejam na mesma página em relação ao que precisa ser realizado. Essa colaboração aumenta o comprometimento e a clareza sobre as prioridades do time.
Bibliografia
- MIRO. Modelo para Matriz de Esforço x Impacto. Disponível em: https://miro.com/pt/modelos/matriz-esforco-impacto/. Acesso em: 8 out. 2024.