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5W2H

O método 5W2H é uma ferramenta de planejamento estratégico amplamente utilizada para organizar e estruturar ações, projetos ou problemas a serem resolvidos. O nome é derivado das iniciais em inglês de sete perguntas essenciais: What, Why, Who, Where, When, How e How Much. Ao responder a essas perguntas, as equipes conseguem planejar e executar ações de forma clara e eficaz, garantindo que muitos detalhes importantes sejam considerados.

Quando usá-lo?

A técnica 5W2H é utilizada em situações onde é necessário detalhar um plano de ação ou resolução de problemas de forma simples e direta. É especialmente útil em oficinas de inovação, planejamento estratégico ou desenvolvimento de produtos, onde as decisões precisam ser bem fundamentadas e as ações claramente definidas.

Ela é recomendada para:

  • Planejamento de atividades e projetos.
  • Solução de problemas e tomada de decisão.
  • Detalhamento de ações estratégicas e operacionais.
  • Estruturar a comunicação entre equipes.

A técnica na prática

Para utilizar o 5W2H na prática, é importante seguir as seguintes etapas:

  1. What? - O quê?
  2. Defina claramente o que será feito, qual o objetivo ou a meta a ser alcançada.

  3. Exemplo: Implementação de um novo serviço ou sistema.

  4. Why? - Por quê?

  5. Justifique o motivo da ação, explicando a importância ou o benefício esperado.

  6. Exemplo: Aumentar a eficiência operacional ou resolver um problema identificado.

  7. Who? - Quem?

  8. Identifique os responsáveis pela execução e implementação da ação.

  9. Exemplo: A equipe de comunicação ou os gestores da área.

  10. Where? - Onde?

  11. Defina o local ou o setor onde a ação será realizada.

  12. Exemplo: Setores-chaves da empresa ou canais de comunicação específicos.

  13. When? - Quando?

  14. Estabeleça um cronograma ou prazo para a execução da ação.

  15. Exemplo: Realização em 15 dias.

  16. How? - Como?

  17. Detalhe o processo ou as atividades necessárias para alcançar o objetivo.

  18. Exemplo: Validação de influenciadores e distribuição de material em escolas.

  19. How Much? - Quanto?

  20. Especifique o impacto, esforço ou recursos necessários para realizar a ação.
  21. Exemplo: Custo de 5 a 4 unidades de recurso/tempo.

Figura 1 - Aplicação do 5W2H em Atividades

5W2H Atividades

Fonte: https://blog.bcntreinamentos.com.br/plano-de-acao-5w2h-conceito-criacao-e-exemplos/

O que a técnica agrega na oficina

A utilização do 5W2H oferece diversos benefícios no contexto de oficinas e planejamento:

  • Clareza e alinhamento: Todos os envolvidos no processo compreendem as ações necessárias e os motivos por trás delas.
  • Tomada de decisões estruturada: Ajuda a definir prioridades e justificar ações com base em motivos claros e prazos bem definidos.
  • Facilidade de comunicação: O método facilita a comunicação entre equipes e stakeholders, uma vez que cada ação é descrita de forma clara e objetiva.
  • Economia de tempo: Com as atividades bem definidas e planejadas, é possível evitar retrabalho e focar nos pontos mais importantes do projeto.

Bibliografia

  1. Falconi, Vicente. Gestão da Qualidade Total. INDG Tecnologia e Serviços Ltda, 2012.
  2. Chiavenato, Idalberto. Administração: Princípios e Tendências. Pearson, 2016.